O ritmo acelerado do ambiente corporativo pode levar a um rápido acúmulo de custos ocultos. Uma das causas mais comuns e negligenciadas, porém significativas, de despesas, está relacionada às atividades diárias de impressão em um escritório. O uso excessivo de cópias, o desperdício de suprimentos, a má gestão das impressoras e a falta de uma estratégia de impressão abrangente podem aumentar os custos da organização.
A seguir, são descritas dez (10) estratégias de otimização bem-sucedidas para reduzir não apenas os custos associados à impressão, mas também para melhorar a eficiência geral do local de trabalho.
1. Utilize impressão frente e verso
Imprimir apenas em um lado da folha de papel dobra desnecessariamente o número de folhas necessárias para um determinado trabalho. Configurar a impressão duplex (frente e verso) como padrão pode reduzir o consumo de papel em até 50%.
A maioria das impressoras atuais possui a capacidade de impressão duplex automática; implementar essa solução simples e de baixo custo resultará em economia imediata nos seus custos de impressão.
2. Implementar os modos Rascunho e Escala de Cinza como configurações padrão da impressora.
Ao imprimir grandes volumes de documentos internos que não exigem a mais alta qualidade, considere ativar os modos de impressão rascunho e preto e branco (escala de cinza). Isso ajudará a prolongar a vida útil dos suprimentos da sua impressora.
3. Utilize fontes mais econômicas e otimize as margens.
O uso de fontes como Garamond e Century Gothic reduz a quantidade de tinta utilizada, ao mesmo tempo que aumenta o número de páginas que podem conter a mesma quantidade de informação, graças às margens mais estreitas.
4. Faça a manutenção regular das suas impressoras.
A manutenção inadequada das impressoras causa o desperdício desnecessário de tinta e toner, resultando em impressões de baixa qualidade, manchas e atolamentos de papel. Ao realizar a manutenção regular das suas impressoras, sua organização obtém diversos benefícios, incluindo:
Qualidade de impressão aprimorada
Menos reimpressões
Aumente a vida útil de suas impressoras.
5. Utilize consumíveis compatíveis de qualidade.
Utilizar cartuchos de impressora e toner compatíveis de alta qualidade de um fabricante experiente e comprovado proporciona o mesmo nível de desempenho que os produtos OEM, mas a um custo reduzido.
Embora cada etapa seja simples e pareça insignificante individualmente, o impacto coletivo de todas as dez estratégias representa uma oportunidade substancial para uma organização economizar dinheiro e recursos por meio da otimização.
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Data da publicação: 29/12/2025 
